Koha’ya Excel’den Bibliyografik Kayıt Yükleme

Merhabalar,

Excel’de hazırlanmış listeleri veya katalog kayıtlarını MARC formatına çevirerek Koha’ya yükleyebilirsiniz. Biraz uzun bir yöntem olsa da işlemleri doğru bir şekilde yaptığınızda Koha’ya kayıt yüklemenin kolay olduğunu fark edeceksiniz.

Not: Bibliyografik kayıtların MARC formatına uygun oluşturulması önem arz etmektedir.

Aşağıda görseldeki örnek Excel programında hazırlanmıştır. Sütun başlıkları MARC formatına uygun bir şekilde hazırlanmıştır. 

Not: Aşağıdaki örnekte 245$a MARC alanında sorumluluk bildirimi eklenmemiştir. Sizler standartlara uygun bir şekilde ekleyebilir veya başka MARC kodları da ekleyebilirsiniz. 

1- Temel Başlık-Kişi (100$a)

2- Eser Adı ve Sorumluluk Bildirimi (245$a)

3- Basan – Yayan Bildirimi: Yer, Yayınevi, tarih (260$a)

MarcEdit programını açıyorsunuz. 

4-Delimited Text butonuna tıklıyorsunuz. 

Delimited Text sayfasında;

5- Hazırladığımız Excel dosyasını seçiyoruz

6- MARC dosyasının kaydedileceği klasörü belirleyip dosyamıza bir ad veriyoruz. 

7- Next Butonuna tıklıyoruz. 

8- Field  alanlarını  el  ile  de  hazırlayabiliriz  fakat  biz  bir  altta  yazan MARC  kodlarının  Filed  alanlarına  otomatik  yansımasını  istiyoruz.

9-  Auto Generate butonuna tıklıyoruz

10- Arguments alanlar otomatik olarak oluştu

11– Finish butonuna tıklıyoruz.

Koha_Aktarım.mrk dosyamız oluştu. 

Koha_Aktarım.mrk doyasına tıklayarak kaydı inceleyebiliriz.  LDR ve 008 MARC alanı otomatik olarak oluşmaktadır. Siz isterseniz Excel dosyanızda ilgili MARC kodlarını kendi standartlarınıza göre oluşturabilirsiniz. 

12- mrk uzantılı MARC dosyamızı mrc uzantısına çevirmek gerekiyor. MARC Araçları butonuna tıklıyoruz. 

13- Açılır listeden MarcMaker seçiyoruz

14- Koha_Aktarım.mrk dosyasını ilgili klasörde bulup seçiyoruz

15- Koha_Aktarım.mrc dosyasının hangi klasöre kaydedileceğini seçiyoruz.

16- Karakter Kodlamasını MARC8 seçiyoruz

17- Yürütmek butonuna tıklıyoruz. 

Koha’ya aktaracağımız mrc uzantılı dosya oluştur. Sıra geldi Koha’ya aktarmaya

Koha’yı açıyoruz:

18- Araçlar

19- İçe aktarım için MARC kayıtlarını hazırla menüsüne tıklıyoruz. 

20- Dosya Seç butonuna tıklıyoruz açılan sayfa da aktarım yapacağımız mrc uzantılı dosyayı seçiyoruz. 

21- Dosya yükle butonuna tıklıyoruz

22- Yükleme dosyasına bir isimi verebilirsiniz. Ben genelde dosyayı hatırlamak için bir isim veriyorum

23- Kayıt türü olarak Bibliyografik  seçiyoruz

24- Kayıt Eşleme Kuralı tanımlayabiliriz. Örneğin ISBN numarası örnek dosyamızda olsaydı bu özellik sayesinde sistemde çift kayıt oluşmasının önüne geçebilirdik. 

25- İçe akarım için işlem sırasına koy butonuna tıklıyoruz

26- Yükleme hakkında raporu inceleyebilirsiniz

27- İşlem sırasına konulmuş kayıtları yönet butonuna tıklıyoruz

28- Koha’da bibliyografik kayıtlar için özel veri giriş çerçeveleri oluşturabilirsiniz. Eğer yoksa Varsayılan seçeneğinin kalması uygun olacaktır

29- Bu çalışma grubunu kataloğa aktar butonuna tıklıyoruz

30- Yükleme işlemi tamamlandı

31- Kayıtlarda bir sorun varsa yüklemeyi geri alabilirsiniz

32- Kayıt numaraları oluştu. Kayıt numarasına tıklayarak inceleme yapabilirsiniz

Uzun bir yazı oldu 🙂

Kazım ŞENTÜRK

10.08.2021

Paylaşmak önemsemektir!