Üniversitelerin Kullandıkları Bilgisayar Yazılımlarında Koordinasyon ve İşbirliği Eksikliği – Sayıştay Raporu

Merhabalar,

Açık Erişim ve Kütüphane Otomasyon yazılımları için her bir Üniversite Kütüphanesi ayrı ayrı alım yapmaktadır. Aynı iş ve işlemleri yapan Üniversite Kütüphanelerinin farklı yazılımlar için kaynak ayırması kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasının önüne geçmektedir.

Sayıştay Raporu

Üniversitelerin bilgisayar yazılım ihtiyaçlarının tüm kamu üniversitelerini kapsayacak biçimde Yükseköğretim Kurulunca koordine edilmediği görülmüştür.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun amacı, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını düzenlemektedir.

Kamu maliyesinin temel ilkeleri ise Kanun’un 5’inci maddesinde kamu malî yönetiminin uyumlu bir bütün olarak yürütüleceği; kamu görevlilerinin hesap verebilmelerini sağlayacak şekilde uygulanacağı; malî disiplini sağlayacağı; kamu idarelerinin mal ve hizmet üretimi ile ihtiyaçlarının karşılanmasında, ekonomik veya sosyal verimlilik ilkelerine uygun
olarak maliyet-fayda veya maliyet-etkinlik ile gerekli görülen diğer ekonomik ve sosyal analizlerin yapılmasının esas olacağı şeklinde belirtilmektedir.

2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun “Yükseköğretim Kurulunun görevleri” başlıklı 7’nci maddesinde;

“Yükseköğretim Kurulunun görevleri;

a) Yükseköğretim kurumlarının bu Kanunda belirlenen amaç, hedef ve ilkeler doğrultusunda kurulması, geliştirilmesi, eğitim – öğretim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi ve yükseköğretim alanlarının ihtiyaç duyduğu öğretim elemanlarının yurt içinde ve yurt dışında yetiştirilmesi için kısa ve uzun vadeli planlar hazırlamak, üniversitelere tahsis edilen
kaynakların, bu plan ve programlar çerçevesinde etkili bir biçimde kullanılmasını gözetim ve denetim altında bulundurmak,

b) Yükseköğretim kurumları arasında bu Kanunda belirlenen amaç, ilke ve hedefler doğrultusunda birleştirici, bütünleştirici, sürekli, ahenkli ve geliştirici işbirliği ve koordinasyonu sağlamak…”
hükümleri yer almaktadır.

Diğer taraftan 21.11.1983 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan 124 sayılı Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararname’nin 10’uncu maddesinde Yükseköğretim Kurulu Bilgi İşlem Daire Başkanlığının görevleri sıralanmıştır. Söz konusu maddede aynen;

Bilgi İşlem Merkezi Daire Başkanlığı:
“Madde 10 – Bilgi İşlem Merkezi Daire Başkanlığının görevleri şunlardır:
a) Eğitim ve araştırmada her türlü bilgiyi derlemek, değerlendirmek, kayıtlarını tutmak ve yayınlanmasını sağlamak,
b) Gerekli yayın ve dokümanları bilgi işlem ortamına aktarmak, korumak ve gerektiğinde hizmete sunmak,
c) Bütçe ve yatırımların; fakülte, yüksekokul, enstitü, bölüm, anabilim dalları itibarıyla
öğretim elemanları ve öğrencilerin dağılımının; üniversitelerin fiziki imkan ve kaynaklarının
kayıtlarını tutmak,
d) Başkanlıkça verilecek diğer bilgi işlem hizmetlerini yapmak.”
Denilmektedir.

Görüleceği üzere; yükseköğretim kurumlarına tahsis edilen kaynakların, plan ve programlar çerçevesinde etkili bir biçimde kullanılmasının gözetim ve denetimi ile yükseköğretim kurumları arasında işbirliği ve koordinasyonu sağlamak görevi Yükseköğretim Kuruluna verilmiştir. Ayrıca Kurulun bünyesinde oluşturulan Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ise bilgi işlem sistemini işletmek; eğitim, öğretim ve araştırmalara destek olmak, Başkanlıkça verilen diğer bilgi işlem hizmetlerini yerine getirmekle görevli ve sorumlu tutulmaktadır.

Yapılan denetimlerde üniversitelerin en büyük harcama kalemlerinden birinin bilgisayar yazılımları olduğu görülmektedir. Ayrıca, teknik bir konu olan ve uzmanlık gerektiren bilgisayar yazılımı alımında her bir üniversitenin teknik kadrolarının yeterli olmadığı da bir gerçektir. Bu kapsamda üniversitelerin her biri bilgisayar yazılım alımlarını ayrı ayrı yapmakta, bazen aynı kişiden alının programı farklı fiyatlar ile almakta, tüm üniversiteler aynı amaç için farklı yazılımlar kullanmaktadır. Örnek vermek gerekirse BAP ile ilgili bir yazılım programını her üniversite ayrı ayrı almakta, kullanmaktadır. Üniversitelerin bir kısmı ise bütçe yetersizliği nedeniyle yazılım alamamakta ve manuel işlemler yapmaktadır. Diğer yandan üniversitelerde aynı konuyla ilgili olarak birbirinden farklı bir yazılım çeşitliliği gözlenmektedir.

BAP Otomasyon Programı, Öğrenci İşleri Otomasyon Programı, Personel Otomasyon Programı, Ek Ders Otomasyon Programı, Stratejik Plan-Faaliyet Programı Otomasyon Programı, E-İhale Otomasyonu, İcra Takip Otomasyonu, Dava Takip Otomasyonu, Mal ve Hizmet Alımları Otomasyonu, Mevzuat ve İçtihat Takip Otomasyonu, Hakediş ve Yaklaşık
Maliyet Hazırlama Otomasyonu, Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Sürekli İşçi Maaş Hesaplama Yazılımı, Akademik Veritabanı ve Akademik Teşvik Yazılımı, Yemek Modülü üniversitelerin kullandığı yazılımlardan bazılarıdır. Diğer yandan yaşanan salgınla birlikte kullanıma giren ve artık eğitimin bir parçası hâline gelecek olan uzaktan görüntülü destek
programlarının önemi daha da artmıştır.

Bu bağlamda, tüm üniversitelerin kullanacağı bilgisayar yazılımı programları bir merkezden üretilse, tasarlansa, hazırlansa ve tüm üniversiteler bu programları kullansa büyük kaynak tasarrufu sağlanacağı gibi eşgüdümün de gerçekleşeceği açıktır. Üniversitelerin bilgisayar yazılımı ihtiyacının giderilmesinde işbirliği ve dayanışma içinde hareket etmelerine aracılık etmek ve daha az maliyete daha çok bilgi kaynağı temin etmelerini sağlamak ve tek bir yazılımın kullanılarak karmaşanın önlenmesi aslında Yükseköğretim Kurulunun görevleri arasında bulunmaktadır. Böylece Kanun’da Yükseköğretim Kuruluna verilen “Yükseköğretim kurumları arasında bu Kanunda belirlenen amaç, ilke ve hedefler doğrultusunda birleştirici, bütünleştirici, sürekli, ahenkli ve geliştirici işbirliği ve koordinasyonu sağlamak..” görevi de yerine getirilmiş olacaktır.

Her ne kadar Kamu İdaresi tarafından iletilen cevapta, Başkanlığımızca “Eğitim ve araştırmada her türlü bilgiyi derlemek, değerlendirmek, kayıtlarını tutmak ve yayınlanmasını sağlamak”; “fakülte, yüksekokul, enstitü, bölüm, anabilim dalları itibarıyla öğretim elemanları ve öğrencilerin dağılımı”; “üniversitelerin fiziki imkan ve kaynaklarının kayıtlarını tutmak”
amacıyla Yükseköğretim Bilgi Sisteminin (YÖKSİS) kurulduğunu, akademik çıktıların toplanması ve yayımlanmasına yönelik Ulusal Tez Merkezi, YÖK Akademik, YÖK Açık Bilim sistemlerinin kurulduğunu, Üniversitelerin, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının taşra teşkilatı olmayıp özerk kuruluşlar olduğunu, mevcut Üniversite sayısının son 39 yılda 27’den 204’e çıktığını, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından bütçe ve yatırımlara yönelik olarak bahsi geçen görevlerin fiilen mülga olduğunun değerlendirildiği ifade edilmişse de,

2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun “Yükseköğretim Kurulunun görevleri” başlıklı 7’nci maddesinde, Yükseköğretim kurumları arasında bu Kanunda belirlenen amaç, ilke ve hedefler doğrultusunda birleştirici, bütünleştirici, sürekli, ahenkli ve geliştirici işbirliği ve koordinasyonu sağlamak görevi Yükseköğretim Kuruluna verilmiştir ve bu hüküm halen
yürürlüktedir. Yapılan denetimlerde üniversitelerin en büyük harcama kalemlerinden birinin bilgisayar yazılımı olduğu görülmüş olup bu ihtiyacın üniversiteler tarafından farklı yollarla giderildiği görülmesine rağmen üniversitelerin bir kısmının ise bütçe yetersizliği nedeniyle yazılım alamadığı ve manuel işlemler yaptığı gerçeği düşünüldüğünde Yükseköğretim Kurumu olarak üniversitelerin geliştirilmesi ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nda
ifade edilen kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli kullanılması amacına hizmet edecek şekilde eyleme geçilerek tüm üniversiteler tarafından kullanılabilecek ortak bir bilgisayar yazılımı programı geliştirilmesine öncülük etmenin gerekliliği ortaya çıkmaktadır.

Bu itibarla, yukarıda yer verilen ve mali mevzuatımızın temel kanunu olan 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun ilgili hükümleri uyarınca; üniversitelerin bilgisayar yazılım ihtiyaçlarını tüm kamu üniversitelerini kapsayacak biçimde Yükseköğretim Kurulunca koordine edilmesinin gerekli olduğu
değerlendirilmektedir

Kaynak: https://www.sayistay.gov.tr/reports

Yıl: 2022
Rapor Adı: YÜKSEKÖĞRETİM KURULU

Paylaşmak önemsemektir!