Kütüphane Hizmetleri ve Veritabanlarının Kullanımını Arttırmanın Ücretsiz Yolu: Mailing

Merhabalar,

Yazacağım konu saha deneyimlerime ve gözlemlerime dayanmaktadır. 

Mailing terimi çok kullanılan bir terim olduğu için bu tanımı kullandım. Diğer kullanılan terimler ise “E-Posta Pazarlama (Email Marketing) , Toplu E-posta Gönderimi”

Mailing Nedir?

Ürün ve hizmetlerin e-posta yoluyla gruplara veya sisteme dahil olan herkese duyurulmasına ben mailing diyorum.  Daha farklı tanımlamalarda mevcuttur.

Neden Böyle Bir Pazarlama Yöntemini Tercih Ettik

Her kütüphane hizmetlerini ve özellikle veritabanları hakkında tanıtımlarını herkese duyurmak ister.  Kütüphane ne kadar çok kişiye ulaşırsa üniversite içerisindeki itibarı da o kadar artmaktadır (şahsi fikrim).

Özellikle büyük üniversitelerde Akademisyen ve İdari Personele ulaşmak genelde zordur. Resmi yazışmalar ise hizmetlerin tanıtılması noktasında yeterli değildir.

Mailing Yapmak İçin Ne Gerekir?

Profesyonel düzeyde bu işleri yapan programlar ve kurumlar mevcuttur. Örneğin her sabah bilgisayarımızı açtığımızda bankalardan gelen mailingleri görürüz. Bu konuda bütçe ayıran devlet üniversitesi var mı bilmiyorum. Olan yazabilirse sevinirim.

Mailing Yapmanın Ücretsiz Bir Yolu Var Mı?

Evet var 🙂

İlk Yapmanız Gerekenler?

Bizim yaptığımız mailingler iç kullanıcıya yöneliktir. Yani kurum personeline yöneliktir. Son geçen yasa ile vatandaşa yani dış kullanıcıya  izinsiz e-posta göndermeyiniz. Yoksa ceza alabilirsiniz.

Mail Grupları Kurdurmanız Gerekiyor.

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile görüşerek Akademik birimler ve genel mail grupları kurdurunuz. Biz iki tür grup kullanıyoruz.

Bütün kurum personeline duyuru yapmak için duyurlar@………………..edu.tr

Akademik birime göre mail grubu örneğin hukuk fakültesinde çalışan bütün akademik personele mail göndermek için tek yapmamız gereken hukuk@…….edu.tr adresine mail göndermek böylece bütün akademisyenlere ulaşıyoruz. (Bütün iddialı olabilir mail programını açabilenlere tabi )

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı Gıcıklık Yapıp Olmaz Mail Grubu Kuramam Derse Ne Yapacaksanız?

Grup olsa daha iyi olabilirdi. Belirli aralıklar ile örneğin akademisyenlerin maillerini topluca talep edebilirsiniz.  Güvenlik nedeniyle ilgili daire e-posta adreslerini vermem derse ne yapacaksınız? Sinirlenmeye gerek yok 🙂 Kütüphaneci her daim çözüm üretir.

Kütüphane otomasyon programında kayıtlı e-posta adreslerini kullanabilirsiniz.

Microsoft Word’de Mailing Hazırlayabilirsiniz

Tıp Fakültesi akademisyenlerine gönderdiğim mail. Kullanıcı maili açtığında gördüğü tanıtımın ekran görüntüsü aşağıdadır.

Microsoft Word İle Adım Adım Mailing Hazırlama

Word’de kendi tasarımınızı yapabilirsiniz. Fakat dikkat etmeniz gereken konu ise Tablolarda birden fazla sütun kullanmak mailleri cep telefonundan okuyanlar için sayfa kaymaları yaşanabilmektedir. Ben yaptığım şablonu ekleyeceğim. Şablonu incelerseniz çok kolay olduğunu görecekseniz.

Şablon üzerinden harekat edeceğim.

Resim Değiştir diyerek kendi resimlerinizi ekleyebilirsiniz. Bütün resimler için bu geçerli tek dikkat etmeniz gereken konu var olan resimlerin boyutu büyük olmasın jpg formatın da olmasını tavsiye ederim.  Sorun olursa yardımcı olmaya çalışırım. 

Var olan şablonda ki renkler vb. değiştirdikten sonra gerisi kolay

  1. Postalar Sekmesine Tıklayınız
  2. Alıcıları Seç Butonuna Tıklayınız

Alıcıları Seç listesinden “Yeni Liste Yaz” alanında yeni e-postala yazacağım. Siz isterseniz mail adres defterini de kullanabilirsiniz.

Mailin yapacağım grubun mail adresini yazdım ve “Tamam” tuşuna bastım. İsterseniz kişi mail adreslerini tek tek de yazabilirsiniz.

Örneğin listeme bir isim verdim. Her seferinde mail adresi yazmama gerek kalmayacak. Bu listeyi daha sonrada kullanabilirim.

“Kaydet “ butonuna tıklıyoruz.

Aynı ekranda yani “Postalar” ekranında

  1. Bitir ve Birleştir butonuna tıklıyoruz.
  2. E-Posta İletileri Gönder butonuna tıklıyoruz.

  1. Numarası ile gösterdiğim kime kısmı aynı kalıyor. Bir önceki süreçte kaydettiğiniz mail adresine mail gideceği anlamına geliyor
  2. E-Posta konu alanı ( Vurucu başlık kullanılsa iyi olur 🙂
  3. Posta biçimi: HTML
  4. Tamam tuşuna bastığınızda mail gönderiliyor. ( Lütfen hazırladığınız maili göndermeden önce tanıdık birine gönderiniz. maili hem cep telefonunda hemde bilgisayarda test ediniz)

Mailleri Gönderdikten Sonra Ne Oldu?

  1. Ücretsiz tanıtım faaliyeti yapmış olduk. 
  2. Ulaşamadığımız kullanıcılara ulaştık.
  3. Web sitemizin kullanım istatistikleri arttı.
  4. Çok soru gelmeye başladı 🙂 Bu kadarını da beklemiyoruduk
  5. Veritabanı kullanım oranlarımızda hatırı sayılır artışlar oldu ( İyi mi ettik bilemiyorum. Bu seferde kullanım arttığı için veritabanlarına çok fazla para vermeye başladık. Bu yazdığım gerçek fakat kullanılsın yeter ki)

Dilim döndüğünce anlatmaya çalıştım. Umarım faydalı olmuştur. Sorun olursa yardımcı oluruz. Bu arada TRT1’de Dirilişi de kaçırdık……

Şablonu İndirmek İçin Tıklayınız

Paylaşmak önemsemektir!

2
Kimler Neler Demiş?

avatar
1 Comment threads
1 Thread replies
0 Followers
 
Most reacted comment
Hottest comment thread
2 Comment authors
Kazım ŞENTÜRKZafer Recent comment authors
  Abone ol  
Bildir
Zafer
Ziyaretçi
Zafer

Emeğinize sağlık…